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セミナー開催の方法を全て公開します【完全体験談】

      2017/11/06

セミナー開催の方法を全て公開します【完全体験談】

 

 

先日、あるセミナーの開催・運営を、

責任者として、経験する機会に恵まれました。

 

 

私のように、セミナー開催の方法に関して、

 

知識も経験もゼロ

 

という方の為に、今回の経験を、

【完全体験談】として記事化しておきます。

 

 

これから、ご自身のセミナーを開催したい方や、

所属コミュニティーのセミナー運営に携わる方の

ご参考になれば幸いです。

 

 

セミナー開催の方法が全く分からない!

という方でも、これを読めば大丈夫。

 

そんな記事を目指して、書いてみますね。

 

 

 

 

今回は、私がメンターに都度、進捗を

報告するという形でしたので、

 

彼への報告文章を、全公開する形で、

セミナー開催の方法を実感して頂ければと思います。

 

 

 

 

セミナー開催20日前

 

お疲れさまです。

会場、何個かリストアップ致しました。

 

TKP東京駅日本橋カンファレンスセンター

・39名の下は、18名の部屋なので、102を
 借りる前提での検討です。

・12時間で、約12万円です

・最も安心感ありますが、貸出備品が
 少ない事と、高額な点がネックです。

 

その他の場所では、下記がございます。

この茅場町の条件、備品や懇親会面で、

なかなか条件良さそうです。

【茅場町 貸会議室】 NATULUCK茅場町新館 5階大会議室

実際に、下見してみたいと思います。

 

 

以下は、安い場所での比較という意味で。

 

五反田 徒歩0分 コワーキングスペース Fundoor

【川崎】NATULUCK川崎 Room3

 

 

【セミナー開催の方法 虎の巻 その1】

自分がまず、色んなセミナーに参加しておくべし!

 

 

・はっきり言って、一度もセミナーに参加したことないって人が

 良いセミナーを開催するのは、ちと厳しいです。

 

・れでぃおは、ネットビジネスを始めてからの1年半で、

 20回くらいのセミナー・懇親会に参加してきました。

 

・その経験で、良かったセミナー・今ひとつなセミナーを

 数多く実際に体験してきたわけです。

 

・ぜひ、あなたも色んなセミナーに参加すべきです。

 無料セミナーなら、毎日のように開催してるはず。

 

 

 

【セミナー開催の方法 虎の巻 その2】

セミナーの参加人数を、まずはしっかり想定する

 

・人数が分からないと、セミナー会場の部屋の大きさが

 決定できませんので、何より重要な事ですよね。

 

・ご自身の集客媒体の影響力(ボリュームと信頼関係)を

 冷静に分析して、どれくらいの人数が集まるのかを、

 最初に仮説を立てましょう。

 

 

・無料なら参加者は結構、集まりますが、

 有料だと、かなり厳しいのが実情です。

 

 

・この場合、確実に参加してくれる人の数は、

 自分に、どれくらいの濃いファンがいるかで決まります。

 

 単にブログのアクセスやメルマガのリストが多いだけでは、

 確実な参加人数が読めません。

 

 

 

ということで、メンターと話し合った結果、

セミナー参加想定人数は、30名前後としました。

 

その想定人数で、下記のような行動を取ったわけです。

 

 

 

セミナー開催 19日前

先程、担当者と電話で会話して、

対応が良さそうなので、

明日、下記の会場を事前内覧してきます。

NATULUCK茅場町新館 3階大会議室(39名)

(5階の30名の部屋は既に予約済。価格差は数千円)

 

仮予約しましたので、24日までに

正式予約すれば良いとのことです。

明日、内覧・担当者との打合せ結果を

詳しく報告いたしますので、決済をお願い申し上げます。

 

会場使用料:〇〇〇,〇〇〇円(39名まで)

長机(1800×450) 無料 15台まで

椅子 無料 45脚まで

ホワイトボード (税別) \1,000

無線LAN (税別) \1,000

プロジェクタ (税別) \3,000

スクリーン (税別) \3,000

追加マイク(有線) (税別) \1,000

モバイルルーター (税別) \2,000

ピンマイク (税別) \2,000

演台 (税別) \2,000

レイアウト変更 (税別) \7,000

単焦点プロジェクタ (税別) \5,000

 

★研修・セミナー後の懇親会承ります。

2500円(税込)/5品 3500円(税込)/8品など 

予算に合わせて開催可能

2時間飲み放題付き

 

 

【セミナー開催の方法 虎の巻 その3】

会場選びは、超重要。自分の目と足で、しっかり選ぶべし

 

 

・今回、私はメンターから会場選択の全権を任されていたが、

 これは、ハッキリ言ってリスクが、かなり高いので、

 オススメは致しません。

 

・出来るだけ、人に任せずに自分で会場を下見して、

 自分の目で、きちんと現場を確かめてから、

 決定することを、強くオススメいたします。

 

・よほど自分と価値観が同じで、信頼できる人物でないと、

 「なんだよ、こんな場所に決めやがって」という

 悲しい気持ちのまま、セミナー開催の準備を

 することになりますので。

 

・今回、私が選定した会場では、「内覧」という

 制度で事前に担当者の方が立ち会って頂き、

 会場を下見することが出来て、とても良かったです。

 

 

れでぃおがセミナー会場の選定に使ったサイトはコチラ

 

 

 

 

 

セミナー開催 15日前

 

れでぃお ⇒ メンターへの報告

(黄色マークはメンターからの返信)

セミナー会議室の見積書を、作成して頂きました。

下記に添付致します。ご査収下さい。

 

 

見積書、拝見しました。

有線マイクは不要なので、ピンマイクってないかな?

 

ピンマイクも、見積りに含んでますね。

 

当日の朝9時~12時の3時間で、

テストして、最適な内容に変更させて

もらうような交渉を進めています。

(変更分料金は増減清算にて)

 

 

 

この辺りから、具体的な内容の検討になっています

スクリーンが少し小さい予感がするんだけど、

実際の大きさってどんなもんだろ?

 

あーこれは大きさまで気が周っておりませんでした。

「大スクリーン」がないのか、すぐ確認してみます。

 

 

 

あとPCからの音源を使って音楽を流すのは

アンプと接続すればできるのかな??

 

こちらも、スクリーンの件と一緒に確認いたします。

 

 

 

懇親会もここでやっちゃおう。

懇親会も合わせるとどんな金額になるかな??

 

会場料&レンタル料はどんなに多くなっても、

約〇○万円くらいになりますので、

有料参加者が、もし〇○名なら、

セミナー参加費が〇○〇〇円でも

ペイできる計算です。

〇○名でも、〇○〇〇円ですので、

いい感じではないでしょうか。

 

懇親会は、別途なので、

3,000円~4,000円くらいで準備すれば。

 

懇親会の申込みは、当日の1週間前までに

人数と、内容を連絡する必要がございます。

 

3月3日頃に、セミナー参加人数と、

懇親会への参加人数を、ある程度は

確定したいところです。

※実際には、数倍の内容をやり取りして

 打合せしています(長くなるのでカッツ・アイ)

 

 

 

2分22秒の辺りで、「カッツ・アイ!」

 

 

 

 

 

【セミナー開催の方法 虎の巻 その4】

準備段階では、複数人で各検討をするのが効率的

 

・3人寄れば文殊の知恵とは良く言ったもので、

 一人で進めるよりは、この辺りの段階になりますと、

 色々な細かい点に、複数の人間が

 事前に気付けば気付くほどに、準備が万全に近づきます。

 (それでも当日は、色々とトラブルありました)

 

 

・今回はメンターの意向で、会場費をペイできれば

 それで良し、という大方針だったので楽でしたが、

 これがしっかりと収益を上げる目的でしたら、

 かなり厳しい作業になっていたことでしょう。

 

 

 

 

セミナー開催 12日前

 

 

いよいよ会場との交渉も大詰めに

れでぃおからメンターへの報告文です。

お疲れさまです。

セミナーの会場の件です。

 

先ほど、下記の通りに担当者から返信を頂きました。

原文そのまま、貼ります。

 

 

 

いつも大変お世話になっております。

会議室コンシェルジュの、〇○です。

 

お問合せの件ですが、下記内容にてご回答させて頂きます。

1.スクリーン(小)(60~80インチ)というのが、
  少し、小さいように感じます。

  最大の大きさのスクリーンをレンタルした場合、
  料金は、どうなるかを教えて下さいませ。

  スクリーン大 100インチ ¥5,000円

 

 

2.こちらで用意したPCからの音源を使って音楽を流すことは、
  レンタルするアンプと接続すれば可能でしょうか?

  レンタル頂きます、アンプに接続頂ければ可能です。
  (同時に2回線の利用可能です)

 

 

3.追加マイク1本は、不要でございます(ピンマイクは要)

  かしこまりました。

 

訂正しましたお見積書をお送り致します。

以上、ご確認の程よろしくお願い致します。

>>─<<─>>─<<>>─<<>>─<<

『予算・エリア・人数を教えてください!』

株式会社 会議室コンシェルジュ

〒103-0026
東京都中央区日本橋兜町12-7
兜町第3ビル 5階

TEL:03-6868-3915
FAX:03-6868-3916

WEB:http://www.natuluck.com
WEB:http://www.conference-room.jp

 

株式会社 会議室コンシェルジュ 様には、

大変にお世話になりましたので、

感謝を込めて、この場で宣伝させて頂きます。

 

会議室の選択は是非、 会議室コンシェルジュ まで!

 

 

 

 

 

セミナー開催 10日前

 

会場の手配は完了して、案件は懇親会の件に。

お疲れ様です。

セミナー会場の申し込み、全て完了致しました。

懇親会の人数は、3月5日までに

ある程度、確定して連絡が必要でございます。

 

懇親会のケータリング・メニューは

下記の内容を、ご覧ください。

http://www.natuluck.com/service/catering/plan2.html#1

 

 

私の考えとしては、一番、上に掲載している、

・1,800円のカジュアルイタリアンコース(9品)

・1,180円の2時間飲み放題

合計2,980円のコースで、いかがでしょうか。

 

フードメニューと、ドリンク内容を御確認願います。

 

その他の細かい質問は、別途担当者にしておきます。

・コースは税込み?

・片付け・ゴミ処理の費用

・必要な現状復元の程度

・当日の機材トラブルの対応方法

 

 

他にも、何か、確認すべきことが

ございましたら、何なりと、申し付け下さい。

よろしくお願い致します。

 

色々と、心配事は尽きません

追加連絡です。

たった今、担当者と電話して、

機材の使用方法などは、先方のスタッフが

当日の朝にセッティングして頂き、

・機材作動チェック
・使用方法の説明

以上を事前にお願いして、快諾頂いてます。

 

 

事前チェックリストです。

当日の準備物・機材チェック表

▼受付関連

・参加者リスト(チェックシート)
 1部+予備2部ほど

・当日のタイムテーブル
 参加者人数分+予備10部ほど

・セミナーのプレゼン資料
 参加者人数分+予備10部ほど

・自社製品等の案内チラシ(今回は不要?)
・その他配布物(今回は不要?)

 

▼事務局関連

・参加者リスト
 スタッフ人数分+予備3部ほど
 受付用と同等、
 もしくはより詳細なものを用意しておく。

・当日のタイムテーブル
 スタッフ人数分+予備3部ほど
 参加者への配布物と同等、
 もしくはより詳細なものを用意しておく。

・運営マニュアル
 スタッフ人数分+予備3部ほど

・講師やスタッフ、会場担当者等の電話番号リスト
 スタッフ人数分+予備3部ほど

・会場案内(案内用紙)
 適量

・発表終了10分前・5分前通知
 タイムキーパー 

・プレゼン用ノートパソコン
 1台+予備1台

・ノートパソコン用ACアダプタ
 台数分

・延長電源ケーブル ⇒ 会場に確認

・レーザーポインター、指示棒

・USBメモリ
 講師の持参したノートパソコンが
 不調の際にプレゼン資料をコピー用

・BGMデータ

・イーサネットケーブル

・プロジェクター用変換ケーブル各種
 D-Sub(VGA)⇔DVI等、
 事前にプレゼン用のパソコンを確認

・現金 ⇒ 5千円札を20枚・千円札を50枚

 

 

▼会場関連

・会場使用マニュアル

・会場図面等、会場関連書類

・会場提出書類一式

・スタッフ用の名札

・ミネラルウォーター
 人数分+適宜

 

 

▼記録用・備品

ビデオカメラ
三脚
ICレコーダー
ボールペン
ボールペン(赤)
蛍光ペン
マジックペン
セロハンテープ
ホッチキス
ホッチキスの針
クリップ
キャンパスノート
メモ用紙
ハサミ
カッター
定規
電卓
ガムテープ
クリアファイル
箱ティッシュ
ふきん
ごみ袋

 

まあ、セミナーの内容・規模に応じて、

上記以外にも必要な準備物はあるでしょうし、

 

今回のセミナーでは、上記内容は全て

必要ではありませんでした。

 

目安として、ご参考にして下さい。

 

 

 

 

セミナー開催 3日前

 

この辺になると懇親会の事で、

もう頭はイッパイです。

 

おはようございます。

ケータリングの見積書の件、

本来は昨日中に
頂ける約束でしたが、

先程、担当者に
電話したところ、

本日の14時までに必ず
提出します、

とのことなので、
申し訳ありませんが、

しばらくお待ちください。

 

そのメールが届き次第、

こちらもケータリングの
最終人数を伝えると、

約束としました。

 

よって、お手数ですが、

14時までには、懇親会参加人数の

「予測」をお願い致します。

 

 

私の予測としては、

セミナー最終参加人数:合計〇○名

一般:〇○名

講師・スタッフ含めて 10名

懇親会参加人数は上記から、〇○名減って、

〇○名

くらいに落ち着くと予測しています。

 

その為、ケータリング人数は、

少なめに伝えておくのがいいかと存じます。

 

もし増えれば、私とかスタッフが、

余り食べなければ済むことなので。

 

 

もうこの辺は、懇親会の参加人数が、

一体、何人になるのか?

 

という事で、苦心していました。

 

 

1名、3,000円の料理を実際の参加人数より、

多めに頼んでしまうと、

 

 

例えば40名で手配しておいて、

25名しか懇親会に参加しなかったら!

 

15名分×3,000円=45,000円の赤字です。

 

 

これは痛い。

 

 

 

ですので、どれだけ確実に参加して頂けるかを

真剣に予測する事が必要でした。

 

 

 

そして今回のセミナーでは、懇親会は

セミナーと同じ部屋で、ケータリングにて

開催するという形式にするので、

 

 

セミナーが終了してからの、

懇親会スタートまでの流れが最も、

悩ましい案件でした。

 

 

以下、私とメンターとの相談内容です。

ケータリング業者には、

私の携帯を教えていますので、

 

17時30分~18時で駐車場に待機して頂き、

私がタイミングを見計らって、

会場に搬入を開始して頂く、

 

という打合せをしています。

 

 

テーブルなどの設置も、そのスタッフの方が

手伝って頂けますが、懇親会用の設営に、

約30分~40分かかるとのことです。

 

その為、一般参加者の方は、

30分ほど、会場から退出して頂く形が

スムーズだと考えます。

 

 

この提案に対してメンターから、

30分外で待たせるのか・・・ちょっと微妙だな

もしくはもう一室、懇親会用に確保して

そっちに移ってもらうとかはできるのかな?

 

確かに、そうだよなという事で、

 

 

こんな案を考えました。

セミナー開催 2日前

電話で問い合わせしましたが、当日は

同じビルの会場、全て予約済みとの事です。

 

レイアウトを、待機用の着席場所を

セミナー終了後にすぐに20名程度分、設置して、

 

このままご希望の方は、室内で待機できます、

とアナウンスをする形にして、

アナウンスして、場をしのぐ形で、いかがでしょうか。

 

で実際には、また色々と紆余曲折が

あったわけですが、

 

なんとかスムーズにセミナー当日は、

懇親会にスムーズに移行できました。

 

 

このときは、ケータリング業者さんとの

密な打合せが、功を奏した形になったのです。

 

 

 

 

【セミナー開催の方法 虎の巻 その5】

業者様との、信頼関係の構築が成功の鍵

 

・お金を払ってるのだからと、横柄な態度は問題外

 

・ひたすら感謝の気持ちを伝えて、こちらの要望を

 分かりやすく伝えて、交渉するべし

 

・そのスタッフと友人になるくらいのつもりで!

 

・協力できることは、何でもする覚悟で

 

 

 

 

 

そして最大の不安要素は、

セミナーで使用する各機材のトラブルです!

 

れでぃおは、こんな感じの対策を取りました。

セミナー開催 前日

セミナーの機材・備品の設置は、当日の朝は

難しいようで、(土曜のセミナー多すぎるとのこと)

 

前日10日の22時前後に、

スタッフの方が、事前セットする事になりました。

 

よって、私が22時に現地で立ち会って、

各機材の使用方法・注意事項の説明を

受けておきます。

 

 

私のwindowsのPCと、〇○さんのPCで、

 

実際にスクリーンに映るかどうか、

アンプよりBGMは流せるか、

各マイクなどの音声は正常か、

 

この辺りの確認だけでも、しておきます。

 

あとは、翌朝の9時からしか入室できないと

思いますので、私がご説明していきます。

 

以上、宜しくお願い致します。

 

 

 

 

しかし、物事は予定通りに進まない事が多く。。。

 

 

セミナー開催 当日 朝7時 れでぃお ⇒ メンターへ

 

おはようございます。

本日は宜しくお願い致します。

 

昨夜は、結局セットが先方の都合で

できなくて、今から8時より9時迄の

1時間で、作業します。

 

私も立ち会いますので、ご安心下さい。

 

ということで、セミナー当日の早朝に、

私が会場セッティング担当者様と一緒に、

各機器の作動チェックに、立ち合いました。

 

 

慣れている方なら、ともかく

機器の取り扱いに自信がないならば、

これくらいの事前準備はしておくべきです。

 

 

逆に言うと、プロジェクターとパソコンの接続と

マイクの音声さえ、問題なければ、

セミナーは問題なく開催できるのですから、

ここだけを手抜きせずに頑張ればいいのです。

 

 

 

 

 

【セミナー開催の方法 虎の巻 まとめ】

参加者の方が喜ぶ顔を思い浮かべながら!

 

自分に出来る事を全力で、計画的に、着実に、遂行しましょう。

 

 

セミナー開催で、大きく儲けようとすると、

かなり難易度は高くなり、

結果的に失敗する確率が高まります。

 

 

 

今回の記事が、初めてセミナーを開催しようと

する方々のお役に立てれば幸いです。

 

 

 

そして、そのセミナーがきっかけで、

「人生が変わりました!」

 

という方が一人でも多く現れる事を

心よりお祈りして、今回の記事を終わります。

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